Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 21 de septiembre de 2026

Elemental SST S.A.S. (NIT PENDIENTE), con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, en adelante "Elemental", es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma disponible en https://sstelemental.cloud y sus servicios asociados (la "Plataforma"). Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.

1. Definiciones y roles

Usuario: persona natural que se registra en la Plataforma.
Organización: empresa o consultor que contrata un plan y administra su espacio de trabajo.
Empresa cliente: empresa cuyo Sistema de Gestión de SST es administrado por una Organización dentro de la Plataforma.
Respecto de los datos de cuenta (nombre, correo, uso de la Plataforma), Elemental actúa como Responsable del tratamiento. Respecto de la información que las Organizaciones cargan sobre sus Empresas cliente y trabajadores (documentos, matrices de riesgo, registros de SST), la Organización es la Responsable y Elemental actúa como Encargado del tratamiento, por cuenta y bajo instrucciones de la Organización.

2. Datos que recolectamos

Datos de registro: nombre completo, correo electrónico, contraseña (cifrada), teléfono y foto de perfil si inicia sesión con Google.
Datos de la Organización: razón social, NIT, logo, datos de contacto y plan contratado.
Datos cargados por la Organización: información de Empresas cliente, sus trabajadores y los documentos del SG-SST, que pueden incluir datos sensibles (por ejemplo, información de salud en exámenes médicos ocupacionales o reportes de accidentes).
Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de acceso y registros de actividad, necesarios para la seguridad y el funcionamiento del servicio.

3. Finalidades del tratamiento

Crear y administrar la cuenta del Usuario y la Organización, y autenticar el acceso.
Prestar las herramientas de gestión del SG-SST contratadas según el plan.
Enviar comunicaciones transaccionales: confirmación de cuenta, recuperación de contraseña, invitaciones y notificaciones del servicio.
Gestionar la facturación, el soporte y las solicitudes del Usuario.
Garantizar la seguridad de la Plataforma, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.
Enviar información comercial sobre nuevas funcionalidades, únicamente con autorización previa y con posibilidad de cancelar en cualquier momento.

4. Datos sensibles y de menores

La Plataforma puede almacenar datos sensibles (salud) cargados por las Organizaciones en cumplimiento de sus obligaciones en SST. La Organización garantiza que cuenta con la autorización de los titulares para dicho tratamiento. El suministro de datos sensibles es facultativo. La Plataforma no está dirigida a menores de edad y no recolectamos conscientemente datos de menores.

5. Inicio de sesión con Google

Si el Usuario elige ingresar con Google, recibimos de Google únicamente su nombre, correo electrónico y foto de perfil, con el fin de crear o autenticar su cuenta. No accedemos a sus contactos, archivos ni a ningún otro dato de su cuenta de Google. El uso de la información recibida de las API de Google cumple la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.

6. Encargados y transferencia internacional

Para operar la Plataforma utilizamos proveedores de infraestructura que actúan como encargados del tratamiento:

Supabase (base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos).
Resend (envío de correos electrónicos transaccionales).
Google (autenticación opcional).

Estos proveedores pueden almacenar información en servidores fuera de Colombia, en países que ofrecen niveles adecuados de protección o bajo contratos que garantizan el cumplimiento de la ley colombiana. Al aceptar esta política el Usuario autoriza dicha transferencia.

7. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger la información: cifrado en tránsito (HTTPS), contraseñas almacenadas con algoritmos de hash, aislamiento de datos entre Organizaciones mediante políticas de seguridad a nivel de fila, control de acceso por roles y copias de seguridad periódicas.

8. Conservación

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas u obligaciones legales. Al cancelar una Organización, sus datos se eliminan en un plazo máximo de 90 días, salvo que la ley exija su conservación. Los registros del SG-SST deben ser conservados por la Organización conforme al Decreto 1072 de 2015 (hasta 20 años para ciertos documentos); es responsabilidad de la Organización exportarlos antes de la cancelación.

9. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Para ejercer estos derechos escriba a datos@sstelemental.cloudindicando su nombre, el derecho que ejerce y los hechos que sustentan la solicitud. Las consultas se atenderán en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles.

10. Cookies

Usamos únicamente cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión iniciada y garantizar la seguridad. No utilizamos cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros.

11. Cambios

Podemos actualizar esta política. Los cambios sustanciales se notificarán por correo electrónico o mediante aviso en la Plataforma con al menos diez (10) días de anticipación a su entrada en vigencia.

12. Contacto

Elemental SST S.A.S. · Bogotá D.C., Colombia · datos@sstelemental.cloud